クラウド会計のデータチェックで、現金残高がマイナスになっているという経理処理の間違いをよく見かけます。
このような間違いをしないために、フリーランスや個人事業主におすすめなのが、現金勘定を使わない経理方法です。
ここでは、クラウド会計で現金勘定を使わずに経理をする方法を紹介します。
現金勘定を使わない経理方法
会計ソフトに不慣れなフリーランスや個人事業主は、現金勘定がマイナスになるという間違いをよく起こします。
本来、現金がマイナスになることはあり得ないため、事業用の現金が正しく管理されていないということです。
もし、事業用に現金勘定を使うのであれば、プライベートの現金とは明確に分けて現金を管理する必要があります。
しかし、フリーランスや個人事業主の方で、事業とプライベートの現金を分けて管理している方は、あまりいないように思います。
そこで、事業用の現金を管理できないのなら、「現金」という勘定科目は使わないことです。
現金での取引は、すべてプライベートの現金から立替払いしたことにするだけで、現金残高を管理する必要がなくなります。
例えば、消耗品の購入で現金1,000円を支払ったときは、次のように経理をしているはずです。
消耗品費 1,000円 ／ 現金 1,000円
これを、プライベートの現金で立て替えたとして、次のように経理をします。
消耗品費 1,000円 ／ 事業主借 1,000円
事業用に現金を管理するのは、手間がかかるものです。
クラウド会計を導入して経理を効率化したいのなら、まずは現金勘定を使わないことです。
現金勘定を使わないクラウド会計の設定
現金勘定を使わずに「事業主借」勘定で立替処理をするのに、クラウド会計の設定を変更すると経理処理がしやすくなります。
クラウド会計の入力画面で、現金勘定が表示されないように設定すれば、「現金」で入力することを防げます。
ここでは、クラウド会計ソフトの「freee」と「MFクラウド」の設定について紹介します。
freeeのデフォルト設定をプライベート資金へ
現金による取引は、データが連動しないため、手入力で取引を登録することになります。
freeeでは、取引を登録する画面に決済口座として「現金」が表示されるため、そのまま登録すると現金による取引で処理されてしまいます。
よって、現金による登録を防ぐために、決済口座のデフォルト表示を変更しておく必要があります。
デフォルト表示を「プライベート資金」に変更することで、freeeではプライベート資金による取引を「事業主借」で登録してくれます。
この設定の変更は、「設定」タブの「事業所の設定」にある「詳細設定」タブから行います。
詳細タブをクリックすると「取引関連設定」が表示されるので、「決済口座のデフォルト」で「プライベート資金」を選択し、その下のプライベート資金を使用するにチェックを入れます。
決済口座のデフォルト設定をプライベート資金に変更すると、「取引の一覧・登録」の画面で表示される口座が、現金からプライベート資金に変更されます。
MFクラウドの現金勘定を非表示へ
MFクラウドでも、現金による取引は手入力で登録することになります。
そして、プライベートで立て替えた現金取引は、「事業主借」の勘定で処理をします。
取引を登録する際に、勘定科目を選択することになりますが、勘定科目の一覧に「現金」が表示されない設定にしておくことで、現金による登録を防ぐことができます。
現金勘定を非表示にするには、まずは「各種設定」タブから「勘定科目」を選択し、貸借対照表の勘定科目を表示させます。
そして、この画面で現金のチェックを外すと、現金勘定を非表示にすることができます。
取引登録の画面で、勘定科目を選択しようとすると現金が表示されなくなります。
現金をやめてキャッシュレス決済による支払いへ
クラウド会計を使うと取引のデータを連動させることができ、経理処理の効率化につながります。
しかし、現金取引が多くなると手入力による処理が増えて、クラウド会計を使うメリットがなくなってしまいます。
よって、効率的に経理を進めたいなら、できるだけ現金による支払いをやめて、キャッシュレス決済に切り替えることです。
クレジットカードや電子マネーといったキャッシュレス決済を利用することで、クラウド会計に取引データが自動で取り込まれ、レシートを見ながらの手入力を大幅に減らせます。
現金勘定を使わなくすることで、事業用の現金を管理するという手間を減らせますが、手入力だけは残ってしまいます。
大幅に経理業務を効率化するのであれば、支払手段をキャッシュレス決済に切り替えることを検討してみましょう。
クラウド会計で現金勘定を使わずに経理をする方法を紹介してみました。
現金勘定をやめるだけで、事業用現金の管理がなくなり、経理にかかる時間を削減できます。
なお、飲食業などの現金商売で、どうしても現金勘定を使うときは、レジアプリなどでクラウド会計とデータ連動して経理処理の効率化を図りましょう。
編集後記
昨日は、税理士会の研修と集会をネット配信で視聴。初めてのネット配信による開催でしたが、人が集まる場所に出向く必要がなくなるので助かります。
