お客様との請求書のやり取りはデータ送信を利用しています。
請求書の見栄えをよくするために、電子印鑑をつくって請求書に貼り付けてみました。
電子印鑑のつくり方
電子印鑑と効力
電子印鑑とは、印影を画像データ化して、パソコン上の書類に印鑑を押印できるものです。
電子印鑑があれば電子文書にそのまま押印できるため、請求書を印刷・押印して送るという作業が省略できます。
印鑑の効力としては、通常の印鑑と電子印鑑のどちらの場合でも差はありません。
しかし、安易に作成できてしまう電子印鑑は、信用という面で好まれないことがあります。
それでは、請求書に押印は必要でしょうか？
結論としては、押印がなかったとしても、請求書の効力は変わりません。
請求書を押印なしで取引先に送っても、受け取り側に支払い義務は発生します。
しかし、会社によっては押印がない請求書を受け付けない場合もあるので、法的な効力に関係なく押印をした方がいいでしょう。
フリーソフトで簡単作成
フリーソフトの「クリックスタンパー」を使えば、手軽に電子印鑑が作成できます。
電子印鑑のフォントにこだわらなければ、フリーソフトがおすすめです。
窓の社などからソフトをダウンロードして起動すると、次のような画面が開きます。
フォルダからサンプルデータを選択して、「会社印」を選びます。
本文に文字を入力して、表示条件を選択すれば電子印鑑ができあがります。フォントやサイズの調整は、共通タブから変更ができます。
印鑑の背景が透明になるようPNG形式で保存して、電子印鑑のできあがりです。
簡単な電子印鑑であればこれで完成です。あとは印影データを請求書に貼り付けるだけです。
印影書体にこだわった作成
もう少し印影書体にこだわりたい場合は、ひと手間かけて電子印鑑を作成します。
まずは、印鑑販売サイトの印影プレビューを利用して、画像データを作成します。
わたしは、こちらのサイトを利用して印影プレビューを確認しました。
この印影プレビューの画面をスクリーンショットで保存して、画像データを作成します。
もし、すでに角印を持っている場合は、白紙に印鑑を押したものをカメラで撮影して、画像データを準備する方法もあります。
準備した画像データをWindowsの「ペイント３Ⅾ」を利用して、背景透過の処理をします。
「マジック選択」をクリックして「次へ」へ進みます。
「追加」と「削除」を使いながら背景を透過したい部分を選択し完了をクリックします。
ハサミマークで切り取りをすると、画像として残したい部分だけ切り取れます。
メニューの「新規作成」から新たなファイルを開きます。「キャンパス」の画面で、透明なキャンパスの状態で「貼り付け」を選択すると、先ほど切り取った画像が表示されます。
メニューから「名前を付けて保存」を選択して、画像を「PNG（画像）」で保存します。
これで印影プレビューからの電子印鑑の作成が完了です。
請求書に電子印鑑を設定
電子印鑑をつくったので、請求書に貼り付けてみました。
MFクラウド、freee、MISOCAへの電子印鑑の設定は、次のようになります。
①MFクラウド
メニューの「その他業務」から「請求書作成」をクリックすると「MFクラウド請求書」が立ち上がります。画面右上の設定から「帳票設定」をクリックし、印影データをアップロードします。
②freee
メニューの設定タブから「事務所の設定」をクリックし「請求書設置」にタブを切り替えます。あとは印影データをアップロードして保存します。
③MISOCA
画面右上の「自社情報」をクリックし、設定画面で印影データをアップロードして保存します。
どの請求書サービスを利用しても、印影の設定は簡単にできます。
印影を設定するだけで、請求書の見栄えが良くなりますので、ぜひ設定しておきましょう。
いまのところ紙の請求書を求められていないので、このままペーパレス化を進めていきます。
編集後記
甥っ子が原宿で古着屋を始めたので、昨日は経理の状況を確認するためにお店に行きました。売上以外の管理が手つかずの状態だったので、最低限やるべきことだけ伝えてきました。そして、午後からセミナーと懇親会に参加して名古屋へ戻るタイトな一日でした。
