ひとり税理士として独立すると、本業以外の事務作業もすべて自分でやらなければなりません。
事務作業の効率化のために、「Webゆうびん」サービスを試しに使ってみました。
事務作業の効率化を検討してみる
ひとり税理士として独立すると、仕事の受注から請求までをすべて自分で行うことになります。
本業に充てる時間を十分に確保するには、できるだけ事務業務は効率化したいものです。
手間の掛かりそうな事務作業から、効率化を検討してみることにしました。
事務作業の中でも、書類の郵送は手間が掛かって面倒なものです。
書類を送るだけでも次のような作業をしなければなりません。
・書類印刷
・宛名ラベル印刷
・封入作業
・切手貼り
・ポスト投函
この郵送作業の前に、封筒・宛名ラベル・切手を用意したり、それぞれの在庫を管理したりという作業も発生します。
ちゃんと在庫を管理しておかないと、書類を郵送するのに封筒や切手がないなんてことも起きてしまいます。
この作業を自分でやるのは大変なので、郵送作業を代行してもらえるサービスを試しに使ってみました。
「Webゆうびん」で書類を送ってみた
以前から「Webゆうびん」のことは知っていたので、独立したら利用したいと思っていました。
このサービスは、2010年２月から始まっているので、すでに使っている方も多いでしょう。
Webゆうびんのサービスは３種類あり、書類の郵送はWebレターを利用することになります。
また、急ぎのときはWeb速達というサービスもあり、15時30分までに申し込めば、当日配達してもらえます。
Webゆうびんを利用する一番のメリットは、料金の安さです。白黒の書類であれば、１枚97円で郵送してくれます。
自分で書類を郵送しても82円かかるので、郵送作業を代行してもらえて97円で済むのなら安いと思います。
Webゆうびんの利用方法は、最初に利用者登録をしてから、送りたい書類のWordかPDFファイルをアップロードして、差出人とあて先情報を入力するだけです。
あて先はアドレス帳登録ができるため、２回目以降の利用の場合は、数分で郵送手続きが完了します。
どんな状態で送られるのか確認したかったので、自分あてに請求書を送ってみました。
郵送手続きをした請求書と、あて名と差出人が記載された用紙が、３つ折りの状態で封筒に入っていました。
請求書のPDFデータもきれいに印刷されていて全く問題ありません。
郵送の状態も確認できたので、書類の郵送にはWebゆうびんを使うことに決めました。
クラウド会計でも請求書が発送できる
請求書の発送代行であれば、クラウド会計サービスとセットになっている請求書機能でも同じことができます。
freeeやマネーフォワードクラウドにも請求書機能がありますが、Webゆうびんと比べると１通当たりの送料が高くなります。
・freeeー１通６ページまでで150円（税抜）
・マネーフォワードクラウドー１通６ページまでで170～190円（税抜）
請求書機能では、モノクロとカラーが同じ料金で発送できるので、カラーでの発送の場合は、Webゆうびんと料金の差はそれほど大きくはありません。
料金が多少高くても、ひとつのサービス内ですべてを完結させるか、請求書作成と郵送代行をそれぞれ別サービスを使って、できるだけ料金を安く済ませるかは、その業務の頻度に応じて判断してもいいかもしれません。
クラウド型サービスは、次から次へと便利なものがでてくるので、利用するサービスを定期的に見直すことによって、より効率的な方法がみつかります。
編集後記
長い間利用していた電車の定期券が期限切れになり、残り５日間はモバイルスイカでの通勤になります。あと少しで電車通勤から解放されると思うと本当にうれしくなります。
