フリーランスやひとり社長の場合は、事業とプライベートの現金が混在しやすくなります。
そこで、現金出納帳に現金の出入りを記録するのが大変になるため、代りに立替払いという処理をおすすめしています。
ここでは、フリーランスやひとり社長の立替払いについて解説します。
現金出納帳を使わない
フリーランスやひとり社長の経理で、現金残高がマイナスという間違いをよく見かけます。
これは、現金出納帳に記録された現金の出入りと、実際の現金残高との照合がされていないために起こるミスです。
しかし、フリーランスやひとり社長の場合は、事業とプライベートの現金が混在しやすいため、事業の現金を正しく管理するのは大変なことです。
そこでおすすめなのが、現金出納帳を使わずに、個人の立替払いとして処理する方法です。
立替払いの処理にすると、事業用の現金は管理せずに、経費の支払いはすべて個人の財布から支払ったことになります。
事業用の現金がなくなるため、現金出納帳がいらなくなり、実際の現金を数える必要もありません。
これで、現金出納帳がマイナスになる間違いが起きなくなり、経理にかかる時間の短縮につながります。
経費を立替払いにする
先ほど、現金出納帳をやめて立替払いにしましょうという話をしましたが、フリーランスとひとり社長の場合は、それぞれどのような経理処理になるのかを確認してみましょう。
フリーランスの場合
事業用に現金で支払ったものは、すべてプライベートの財布から立替払いをしたことにします。
例えば、消耗品1,000円を現金で支払った場合には、次のように現金勘定を使わずに事業主借で処理をすれば、プライベートによる立替払いになります。
消耗品費 1,000円 ／ 事業主借 1,000円
なお、フリーランスの場合は、プライベートの立替分を事業から返済する必要はありません。
事業主借勘定は、決算で事業主貸と相殺され、差額が元入金に振り替えられることになります。
事業主貸と事業主借の取り扱いについては、こちらで詳しく書いています。
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ひとり社長の場合
ひとり社長の場合も、現金支払いは社長が自分の財布から立替払いをしたことにします。
例えば、社長が消耗品1,000円を立て替えて現金で支払った場合には、次のように役員借入金で処理をします。
消耗品費 1,000円 ／ 役員借入金 1,000円
しかし、このままでは法人が社長からお金を借りていることになるため、フリーランスの場合と違って社長にお金を返す処理が必要になります。
法人の場合は、法人と個人が別人格になるため、それぞれの現金は区別して管理しなければなりません。
よって、社長の立替払いは、１か月分を集計して役員報酬などと一緒に振り込みます。
役員借入金 10,000円 ／ 普通預金 10,000円
このように事業主借や役員借入金に勘定を利用して立替処理をすれば、現金勘定を使わないため、現金残高は常にゼロの状態になります。
現金を使わない仕組みに変える
現金出納帳をやめて立替払いにすれば、現金残高がマイナスになるというミスを防げ、現金残高を合わせるという手間も省くことができます。
これだけでも現金出納帳をやめるメリットはありますが、クラウド会計を使用する場合は、現金を使わないようにすることによって、より効率化を図ることができます。
経費の処理を立替払いに変更したとしても、現金払いの取引をクラウド会計へ登録するという作業は残ります。
この作業を減らすには、現金を使うことをやめて、口座振替やクレジットカードによる支払いに変更することです。
クラウド会計であれば、ネットバンキングやカード明細のデータを連動してくれるので、手作業で取引を登録するという手間を省けます。
また、データが連動していれば、取引の登録を忘れるというミスが起こらなくなるため、経費を漏れなく計上することができます。
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現金出納帳を使わずに立替払いをする処理についてまとめてみました。
フリーランスやひとり社長で、「現金での支払いだから現金勘定で処理をしている」という方は多いと思います。
しかし、個人の立替払いであれば、現金勘定を使わずに処理ができるため、残高照合が大変な現金出納帳をやめて立替払いの処理に変えてしまいましょう。
編集後記
昨日は、顧問先からの問い合わせに関することで他士業の方と打合せを。あとは打合せの資料作成などをしていました。
