フリーランスや個人事業主の方から、クラウド会計の会計処理について相談を受けることがあります。
「クラウド会計を導入したが、会計処理に不安があるのでチェックをしてほしい」という依頼が多いですが、残念ながら正しく運用できている方はほとんどいません。
ここでは、クラウド会計の運用で間違いが多い内容について紹介します。
導入は簡単だけど正しく運用するのは難しい
事業を始めたフリーランスや個人事業主の方が、すぐにクラウド会計を使い始めることが増えています。
クラウド会計であれば、銀行口座やクレジットカードのデータを同期して取引内容を推測してくれるため、簡単に会計処理ができるイメージがあるのでしょう。
しかし、クラウド会計を導入をしてデータの同期まではできたけど、その後の運用で困っているという相談をときどき受けます。
クラウド会計には便利な機能が多くあるため、上手く運用すれば効率よく会計処理ができますが、それにはある程度の簿記の知識が必要です。
そのため、簿記の知識が全くない状態で始めると、会計処理が正しいかの判断ができず、間違いに気づかないまま運用を続けてしまいます。
ここでは、クラウド会計のデータチェックで、よく見かける運用上の間違いを紹介してみます。
①開始残高の設定がされていない
クラウド会計を使用するメリットのひとつに、預金口座やクレジットカードとの連携があります。
ネットバンキングやカード明細のデータを自動で取得して、会計処理の推測までしてくれる便利な機能です。こういった便利な機能については、みなさんしっかり設定ができています。
しかし、データ連動している預金口座の残高と、クラウド会計の残高が一致していないことがあります。
これは、クラウド会計の導入時に「開始残高」が設定されていないため、ずっと残高がズレたまま運用がされているということです。
開始残高とは、開業日時点の残高のことで、現金、預金残高、開業費などが対象になります。
具体的には、現金商売におけるレジ現金であったり、事業用の預金口座にすでに入金されている残高を設定します。
また、開業日より前の支出がある場合は、事業に関連したものであれば経費になるため開業費として設定します。
この開業費の処理を忘れる方が多いので、開業日までの支出をエクセルにまとめて、その合計額を開業費として忘れずに設定しましょう。
たとえば、freeeやMFクラウドでは、次のような画面で開始残高が設定できるため、該当する科目に金額を入力します。
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②現金残高がマイナスになっている
クラウド会計のデータを確認する際に、よく見かける間違いが「現金残高のマイナス」です。
現金勘定というのは、事業用に財布を分けたり、金庫を用意したりして、事業用の現金を管理していることです。
もし、事業用の財布や金庫の残高が正しく管理されていれば、現金残高がマイナスになることはありません。
この管理の意味が理解できずに、「現金で支払ったものを現金勘定で処理をして何が間違っているのですか？」と質問されることもあります。
本来、事業用の現金が少なくなれば、現金を補充をするという取引が発生して、この取引がクラウド会計に反映されていれば、残高がマイナスになることはありません。
しかし、実際は事業とプライベートの現金が分けて管理されていないため、現金による支出のみがクラウド会計に登録されて、残高がマイナスになるというミスが起きてしまいます。
このように、事業用の現金を管理できないのであれば、現金勘定の使用をやめることです。
フリーランスや個人事業主の方で、事業とプライベートの現金を分けて管理している方は、あまりいないと思います。
ですから、現金で支払ったものは、すべてプライベートの現金から立て替えたという処理に代えて、クラウド会計に登録することをおすすめします。
具体的には、プライベートの現金で支払ったものを、「現金」ではなく「事業主借」という勘定で処理します。
これだけで、事業用の現金を管理するという手間が省けて、現金残高がマイナスになるという間違いも防げます。
現金勘定を使わずにクラウド会計を運用する方法は、こちらの記事で詳しく書いています。
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なお、飲食業などの現金商売の場合は、レジ現金の管理が発生するため、現金勘定によるクラウド会計への登録が必要になります。
このような場合は、レジアプリを導入して、クラウド会計とデータを連動させて運用をするようにしましょう。
そして、レジ現金は売上だけの管理にして、支払いはすべてプライベートの立替払いにすれば、クラウド会計を効率よく運用できます。
③売上高が正しく計上されていない
フリーランスや個人事業主の仕事によっては、報酬から所得税が源泉徴収されるものがあります。入金された報酬の金額が少ない場合は、これに該当している可能性があります。
これは、会社員が給与から所得税を天引きされるのと同じで、国への所得税の前払いです。
具体的には、ライターやデザイナーといった仕事の報酬が、源泉徴収の対象となります。
この源泉徴収の対象となる報酬について、クラウド会計の入力を間違えているケースがあります。
たとえば、報酬が100,000円で、源泉所得税の10,210円が控除されて、預金口座に89,790円が入金されたとします。
これを、次のように売上高で登録するのは間違いです。
普通預金 89,790円 ／ 売上高 89,790円
正しい処理は、報酬の請求時に売上高と徴収される所得税を計上して、入金時に売掛金の回収として登録します。
徴収された所得税は、残高が把握しやすいように「仮払税金」といった科目で処理することもあります。
【請求時】
売掛金 89,790円 ／ 売上高 100,000円
事業主貸 10,210円
【入金時】
普通預金 89,790円 ／ 売掛金 89,790円
クラウド会計には、勘定科目を推測してくれる便利な機能があり、入金時に「売上高」と推測されたものをそのまま登録すると、具体例のような間違いが起こります。
クラウド会計は、すべてを正しく判断してくれるわけではないので、利用する側が会計処理を確認して、正しい処理に訂正しなければならないことを理解しておきましょう。
クラウド会計の運用で間違いが多い内容について紹介してみました。
ネット上などに「簿記の知識がない未経験者でも簡単に始められる」といった広告がでているため、クラウド会計を気軽に使い始める方が増えていますが、正しく運用できている方は本当に少ないです。
事業を始めたばかりで日々の取引が少ないうちは、手軽に運用ができるエクセルで管理することも検討してみるといいでしょう。
編集後記
昨日は、国税庁のホームページにアップされた年末調整に関する資料の確認を。今年も改正項目がいろいろあって確認に時間がかかりました。
