自宅兼事務所なら家事関連費を按分して必要経費に計上

フリーランスや個人事業主の方で、自宅兼事務所で仕事をしている方も多いと思います。

自宅を事務所として使用していれば、家賃や光熱費などの「家事関連費」を必要経費にすることができます。

それでは、プライベートと事業の両方に関わる支出を、どのように経費にすればいいのでしょうか？

ここでは、家事関連費が必要経費になる条件や、経費処理の方法について説明します。

家事関連費とは

フリーランスや個人事業主が、自宅を事務所として使用していると、家賃や光熱費などの中に事業で使用したものが含まれます。

このように、ひとつの支出がプライベートと事業の両方に関わる費用のことを、「家事関連費」といいます。

そして、家事関連費は、原則として必要経費に算入することができないことになっています。

しかし、業務を行う上で必要なものであって、その必要である部分を明らかに区分できるときは、その区分できる部分については必要経費とすることができます。

業務を行う上で必要かどうかは、事業主の主観的な判断ではなく、誰が見ても事業に必要であることがわかる程度の客観性が求められます。

家事按分による費用計上

プライベートと事業の両方に関わりがある家事関連費を、合理的な方法で按分して事業に関わる部分のみを必要経費とすることを、「家事按分」といいます。

その按分方法については、決まりがあるわけではなく、合理的な方法で区分することが求められます。

「これくらいは業務に使っているだろう」という感覚的な判断ではなく、税務調査があったときに説明ができる合理的な方法で按分しなければなりません。

家事按分の対象となる支出は、家賃、水道光熱費、通信費、車両関連費などになります。

そして、具体的には次のように按分することになります。

家賃

賃貸の家賃については、床面積の割合や使用時間によって按分して必要経費にします。

たとえば、50㎡のマンションのうち、10㎡を事務所として利用するのであれば、20％が事業部分の割合になります。

一方、持ち家を事務所にしているときは、減価償却費や固定資産税などを事業の経費として計上することが可能です。

しかし、住宅ローン控除の適用を受けているときは、原則として事業として利用している部分には適用できなくなるため、持ち家の一部を経費にするかは慎重に検討した方がいいでしょう。

水道光熱費

電気代については、家賃と同じく床面積の割合や使用時間で按分します。

他の方法としては、事務所として使用する前と後の電気代の明細を比較して、差額を必要経費とすることもできます。

また、ガスや水道代については、料理教室などでその利用を明確に説明できれば必要経費にできますが、パソコンだけで仕事をしているときは、経費に計上するのは難しいでしょう。

通信費

電話代やインターネット代の通信費は、通話時間や使用時間で按分します。

仕事で電話を使う機会が多いときは、仕事専用の携帯電話を所有して、全額を必要経費にした方が管理はラクになるでしょう。

車両関連費

車の減価償却費、ガソリン代、修理代、車検代、自動車税などは、走行距離や使用日数をもとに事業割合を求めます。

車をローンで購入しているときは、そのローンの利息部分も必要経費にすることができます。

それから、事業で使用したことが明らかなコインパーキング代や高速代は、按分をせずに全額を必要経費にできます。

したがって、事業割合で按分するものは「車両費」で、全額を必要経費にできるものは「旅費交通費」といった具合に勘定科目を分けておくと、管理がしやすくなります。

家事按分のタイミング

家事関連費を按分するタイミングは、支払の都度振り替えをするか、決算で一年分を振り替えるかのどちらかになります。

一般的には、作業の手間を考えて、決算で一年分を振り替えている方が多いでしょう。

しかし、決算で一年分を振り替えていると、毎月の損益を正しく把握することができなくなってしまいます。

そして、期中の損益が把握できないと、利益予測や納税予測も立てられなくなってしまいます。

できれば、その都度振り替える処理を取り入れて、できるだけタイムリーに損益が把握できる仕組みに取り組むのがいいでしょう。

自宅兼事務所で仕事をしているときの、家事関連費の取り扱いについてまとめてみました。

家事関連費は、決算で費用にするのを忘れやすい処理なので、適正に判断をして必要経費にできるものは計上しておきましょう。

編集後記

週末は、確定申告のセミナーを開催。申告時期が近づいてきたので、セミナーというより個別相談会といった感じでした。