ひとりで仕事をしていて意識することは、いかにミスをしないかということです。
自分のほかに誰もチェックをしてくれないことは当然のことなので、自分でミスを防ぐ仕組みを作るしかありません。
ひとり仕事をはじめてから、ミスを防ぐために取り組んでいることについてまとめてみました。
「ミスは起こるもの」という意識
仕事というのは、慣れてくるとミスが起こりやすくなるものだと思います。
はじめて取り組む仕事は、最初は「間違えないように」と意識しますが、その仕事を覚えるに従って段々とその意識が薄れてきます。
そして、「わかっているから大丈夫」といった気持ちで仕事に取り組むようになると、「うっかりミス」が起きてしまいます。
税理士試験を受験しているときも、ミス対策には悩まされましたが、まずは自分のことを過信しないことです。
どうしても慣れてくると、「間違える訳がない」という気持ちが出てきて、チェックがおろそかになります。
そうすると、いくらミスを防ぐ仕組みを整えても、チェックに対する意識が低くなって、仕組みを作った意味がなくなってしまいます。
ですから、ミスを防ぐための仕組みを活用する前段階から、まずは「ミスは起こるもの」という意識で仕事に取り組むことです。
ミスを起こさないための取り組み
仕事をしていれば、誰でもミスをしてしまうことはあると思います。
ただし、できるだけミスが起きない工夫はできるものです。
組織であれば、ほかの誰かのチェックを受けられますが、ひとり仕事では誰もチェックをしてくれません。
ですから、ひとりで仕事をするには、ミスを防ぐ仕組み作りは欠かせないことです。
入力や電卓打ちの手作業を減らす
税理士の仕事は、数字を扱う仕事が多いので、どうしても数字に関わるミスが起きやすくなります。
そして、ミスが起こるのは、入力や電卓打ちといった手作業によるものが多くを占めます。
ですから、まずはこういった作業を減らすことが、ミスの防止につながるのです。
たとえば、会計データではあれば、クラウド会計の口座連携を利用して、ネットバンキングやクレジットカード明細を取り込むなど、元データを利用する仕組みに変えていくことです。
手入力になると数字の入力間違いが発生しやすくなるので、システムで連携できるものは効率化をはかり、手作業をやめることです。
また、電卓打ちによる集計もミスが起こる原因なので、いまはエクセルで集計しています。
税理士試験では、電卓は欠かせないものでしたが、いまでは使わなくなってしまいました。
自分が起こしたミスを記録していくと、こういった手作業によるミスの多さがわかります。
ですから、システムで連携できるものを有効活用するだけで、ある程度のミスを減らすことができるのです。
チェックリストをつくる
ミスを防ぐ方法として、チェックリストを作成している方は多いと思います。
そして、チェックリストは、上手く運用すればミスを防ぐという効果以外に、仕事を効率よく進める効果も得られます。
たとえば、毎月発生する仕事であれば、業務フローは覚えているので、チェックリストには間違いやすい項目だけを簡潔に記入しておけば大丈夫です。
一方、１年に１回しか発生しないような業務は、まず業務フローを思い出すのに時間がかかるので、業務の流れも含めてチェックリストに盛り込んでいます。
業務フローを思い出しながら仕事をするのは時間がかかりますし、業務フローを間違えて、それがミスの元になることがあります。
ですから、たまにしか発生しない業務は、業務フローと間違いチェックを兼ねたようなリストにしています。
このように、チェックリストを作成すれば、ミスを減らす効果は確実にあります。
しかし、ミスがゼロになるわけではないので、ミスが起きたらその都度リストのブラッシュアップが必要です。
この作業を疎かにすると、チェックリストの効果がなくなるため、マメな更新は欠かせないものです。
時間を空けてチェックをする
ミスを防ぐには、時間を空けてチェックするのが、一番効果的だと思っています。
少し時間を空けてチェックをすると、「こんなことを間違えていた」という発見があったりします。
どうしても自分で作成したものは、「間違ってないだろう」と思い込みをしやすいので、１日か２日置いてから冷静にチェックするようにしています。
このときに大切なのが、他人が作成した資料だと思ってチェックすることです。
勤務しているときは、事務スタッフの方が作成した資料をチェックしていましたが、他人が作成したものは先入観を持たずに、満遍なくチェックをするので、細かい部分のミスが見つけられます。
それと同じ意識で自分の資料もチェックをすると、意外なところでミスをしているのが見つかるものです。
いまは２回チェックをするようにしていますが、１回目は手入力したところや過去に間違えたところを中心にチェックをして、２回目に全体を細かくチェックしています。
複数回チェックをするにも、それぞれ変化を持たせた方が、ミスを見つけやすいものです。
ひとりで仕事をはじめると、ミスがないか気になって、資料を何度もチェックしてしまいます。
ですから、チェックの方法を仕組化しないと、確認作業で時間ばかりが過ぎていってしまいます。
まずは、ミスを防ぐ仕組みを作って、あとは仕組みのブラッシュアップを続けていきましょう。
編集後記
昨日は、役所にお客様の資料の提出に。年１回のことですが提出物に間違いがあると、再提出になるので毎回ドキドキします。紙でしか提出が認められないので、早くデータ受付けを進めてもらいたいです。
