フリーランスの方で、事業に関する交通費や買い物の決済に、交通系電子マネーを使用している方は多いと思います。
しかし、この交通系電子マネーを使用したときの経理処理について、間違いをよく見かけます。
ここでは、フリーランスや個人事業主向けに交通系電子マネーの経理処理について解説します。
チャージした時に経費にするのは間違い
フリーランスの方で、交通系電子マネーをチャージして、電車代や買い物などの決済に利用している方は多いでしょう。
電車やバスの乗車以外にも、コンビニや飲食店などでも利用できるので便利な決済手段です。
この交通系電子マネーを利用するには、まずはチャージをすることになりますが、この段階で「旅費交通費」として経費処理をしている間違いをよく見かけます。
チャージというのは、あくまでも交通系電子マネーへお金を移動させただけなので、経費にはできません。
実際に経費となるのは、チャージをしたときではなく、電車を利用したときや買い物をしたときになります。
それに、フリーランスの方は、交通系電子マネーを事業とプライベートで兼用していることが多いため、チャージの段階で経費処理をすると、プライベートで使用したものが間違って事業の経費として処理される可能性が高まります。
交通系電子マネーをチャージする回数や金額が多くなると、税務調査の際に利用明細を確認されるため、プライベートのものが間違って経費にならないような方法で経理をしましょう。
正しくは電車代などを支払っときが経費
交通系電子マネーは、電車に乗ったり、買い物をしたときに経費になるという説明をしました。
それでは、具体的例を使いながら、原則的な経理処理を確認していきましょう。
まず、交通系電子マネーへチャージしたときは、「仮払金」で処理をします。
たとえば、10,000円をチャージしたときは、次のように経理をします。
仮払金 10,000円 ／ 現金預金 10,000円
そして、電車代として500円を支払ったときに、仮払金の一部を旅費交通費に振り替えます。
旅費交通費 500円 ／ 仮払金 500円
もし、電車で移動した際に、プライベートで300円の買い物をしたときは、次のようになります。
旅費交通費 500円 ／ 仮払金 800円
事業主貸 300円
これが原則的な経理処理ですが、チャージしたときに仮払金で処理をして、交通系電子マネーを利用するたびに仮払金を振り返るのは面倒なものです。
経理処理はできるだけ手間がかからないようにしたいので、このあとにもう少し簡単な処理方法を紹介します。
事業に関するものだけを処理すれば簡単
ひとつの交通系電子マネーで、事業とプライベートの決済をしているフリーランスの方は多いのではないでしょうか。
このようなときは、事業に関するものだけを経理処理すれば大丈夫です。
まず、交通系電子マネーにプライベートの現金預金からチャージしたときは、何も処理をする必要はありません。
もし、モバイルSuicaのチャージ用に事業用口座が設定されているときは、プライベートのためにお金を引き出したという処理をしましょう。
事業主貸 10,000円 ／ 普通預金 10,000円
そして、電車代の500円と、プライベートの買い物で300円を決済したときは、事業で利用した電車代だけをプライベートで立替払いをしたという処理にします。
旅費交通費 500円 ／ 事業主借 500円
それから、支払いをしたものは、レシートや領収書を残しておく必要があります。
電車代については、出金伝票を使用して「利用日時」「支払先」「乗車区間」「利用目的」「金額」を記載しておくといいでしょう。
出金伝票の使用については、こちらの記事で詳しく書いています。
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フリーランスや個人事業主向けに交通系電子マネーの経理処理について解説してみました。
交通系電子マネーをチャージしたときに経費処理をすると、支払ったときにも経費にするという二重計上の間違いが起こりやすくなります。
税務調査で指摘を受けないようにするために、正しい経理処理を理解しておくことは大切です。
編集後記
昨日は、月末の業務として請求書の発行や、事務所の経理のチェックを。あとは税務署からの連絡に対する対応などをしていました。
