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領収書がない割り勘の食事代は出金伝票を使って経費処理

領収書がない割り勘の食事代は出金伝票を使って経費処理

フリーランスの方から、「領収書がないものは経費にできませんか?」という質問をよく受けます。

領収書がない支払いについては、「出金伝票」を使って経費処理をしておけば大丈夫です。

 

領収書がない支払い

フリーランスの方から、領収書がないものの経費処理について、よく質問を受けます。

先日も、「領収書がない割り勘の食事代は経費になりませんか?」と聞かれました。

結論から言うと、それが事業に関する支払いであれば、領収書がなくても経費にできます。

領収書がないものは、「出金伝票」を使用して記録を残せば、経費として認められます。

 

たとえば、次のような支払いでは、領収書が受け取れません。

  • 電車、バスの交通費
  • 祝儀、香典、見舞金
  • 割り勘の食事代
  • 自動販売機の飲料代

 

以前、「電車代は領収書がないので経費にしていません」という方がいましたが、領収書がなくても電車代は経費にできます。

慶弔費については、支払いの事実を証明するために、招待状や案内状を出金伝票と一緒に保管しておくといいでしょう。

それから、領収書をもらい忘れたり、もらった領収書をなくしたときも、出金伝票に記録を残しておけば経費として処理できます。

 

また、これも勘違いしている方が多いのですが、レシートがあれば領収書をわざわざもらわなくても大丈夫です。

レシートの方が、明細が詳しく記載されているので、経費の証明がしやすくなります。

ただし、レシートに店名や日付の記載がないときは、領収書をもらっておきましょう。

 

出金伝票の書き方

出金伝票は、領収書をもらえなかったときに、領収書の代わりになるものです。

しかし、出金伝票は自分で作成するものなので、証拠書類としての力は弱くなります。

でも、簡単なメモよりかは、税務調査でチェックされたときの印象がよくなるので、領収書がないものは出金伝票を残しておきましょう。

 

具体的には、次の内容をできるだけ詳しく書いておきます。

  • 支払日
  • 支払先
  • 摘要(内容)
  • 金額

 

出金伝票

 

先ほども書きましたが、出金伝票はあくまでも自分で作成するものです。

ですから、本当に支払った金額だけを、正しく記載しましょう。

割り勘の食事代も、金額欄に記載するのは、自分が支払った金額になります。

 

それから、何でも出金伝票を使えばいいというものではありません。

原則は、領収書又はレシートをしっかり受け取って保管することです。

出金伝票があまりにも多すぎると、税務調査があったときに相当印象が悪くなります。

出金伝票は「どうしても領収書がない」という場合にのみ、使用しましょう。

 

経費を漏らさないのが節税

事業に関する支払いを漏らさずに経理をするのが、一番の節税です。

そのために、領収書やレシートを溜めずに経理処理するのは大切なことです。

 

領収書やレシートを処理せずに溜めていると、失くしてしまうリスクが高くなります。

また、領収書やレシートをもらい忘れたり、発行されないサービスを利用したときは、すぐに出金伝票に記載しないと、支払ったことを忘れてしまいます。

こうやって領収書やレシートの管理がずさんになると、経費の処理が漏れてしまい、余分に税金を負担することになります。

 

ですから、しっかり節税をしたいなら、領収書やレシートを溜めずに、すぐに経理をする習慣を付けましょう。

経理は、毎日コツコツやることが大切なので、ぜひ取り組んでください。

 

毎日経理に関する記事は、こちらで書いています。

 

編集後記

昨日は、午後から他士業さんと打合せ。知らない分野についてちょっとした相談を。

 

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