フリーランスの方から、「領収書がないものは経費にできませんか？」という質問をよく受けます。
領収書がない支払いについては、「出金伝票」を使って経費処理をしておけば大丈夫です。
領収書がない支払い
フリーランスの方から、領収書がないものの経費処理について、よく質問を受けます。
先日も、「領収書がない割り勘の食事代は経費になりませんか？」と聞かれました。
結論から言うと、それが事業に関する支払いであれば、領収書がなくても経費にできます。
領収書がないものは、「出金伝票」を使用して記録を残せば、経費として認められます。
たとえば、次のような支払いでは、領収書が受け取れません。
- 電車、バスの交通費
- 祝儀、香典、見舞金
- 割り勘の食事代
- 自動販売機の飲料代
以前、「電車代は領収書がないので経費にしていません」という方がいましたが、領収書がなくても電車代は経費にできます。
慶弔費については、支払いの事実を証明するために、招待状や案内状を出金伝票と一緒に保管しておくといいでしょう。
それから、領収書をもらい忘れたり、もらった領収書をなくしたときも、出金伝票に記録を残しておけば経費として処理できます。
また、これも勘違いしている方が多いのですが、レシートがあれば領収書をわざわざもらわなくても大丈夫です。
レシートの方が、明細が詳しく記載されているので、経費の証明がしやすくなります。
ただし、レシートに店名や日付の記載がないときは、領収書をもらっておきましょう。
出金伝票の書き方
出金伝票は、領収書をもらえなかったときに、領収書の代わりになるものです。
しかし、出金伝票は自分で作成するものなので、証拠書類としての力は弱くなります。
でも、簡単なメモよりかは、税務調査でチェックされたときの印象がよくなるので、領収書がないものは出金伝票を残しておきましょう。
具体的には、次の内容をできるだけ詳しく書いておきます。
- 支払日
- 支払先
- 摘要（内容）
- 金額
先ほども書きましたが、出金伝票はあくまでも自分で作成するものです。
ですから、本当に支払った金額だけを、正しく記載しましょう。
割り勘の食事代も、金額欄に記載するのは、自分が支払った金額になります。
それから、何でも出金伝票を使えばいいというものではありません。
原則は、領収書又はレシートをしっかり受け取って保管することです。
出金伝票があまりにも多すぎると、税務調査があったときに相当印象が悪くなります。
出金伝票は「どうしても領収書がない」という場合にのみ、使用しましょう。
経費を漏らさないのが節税
事業に関する支払いを漏らさずに経理をするのが、一番の節税です。
そのために、領収書やレシートを溜めずに経理処理するのは大切なことです。
領収書やレシートを処理せずに溜めていると、失くしてしまうリスクが高くなります。
また、領収書やレシートをもらい忘れたり、発行されないサービスを利用したときは、すぐに出金伝票に記載しないと、支払ったことを忘れてしまいます。
こうやって領収書やレシートの管理がずさんになると、経費の処理が漏れてしまい、余分に税金を負担することになります。
ですから、しっかり節税をしたいなら、領収書やレシートを溜めずに、すぐに経理をする習慣を付けましょう。
経理は、毎日コツコツやることが大切なので、ぜひ取り組んでください。
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編集後記
昨日は、午後から他士業さんと打合せ。知らない分野についてちょっとした相談を。
